年金加入記録確認準備マニュアル

不要なＤＭ受取拒否のポイント

労働時間 の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準

算定業務 のチェックポイント

退職金フリー賃金制度のねらいと導入のポイント

出産・育児にかかわる社内手続マニュアル

退職金制度構築にあたってのポイント

住所の捉え方

 

年金加入記録確認準備マニュアル　(2007.07.01)

 

　いわゆる「消えた年金記録」問題で、ご自身の年金加入期間を確認するために、全国各地の社会保険事務所や市区町村役場に駆け込む人が増えています。窓口では長時間待たされることも多く、ようやく順番が回ってきたはいいが、職員の質問に正確に答えられず、口論の末帰ってきたなどという声も時々聞かれます。そこで、年金加入記録確認のための準備マニュアルをまとめてみました。

 

1）    年金手帳を取り出し、「基礎年金番号」を確認する


　自分の「基礎年金番号」は、年金手帳の「年金番号のページ」か「基礎年金通知書」(ハガキで年金手帳の表紙裏に貼付されていることが多い)で確認することができます。年金手帳を見たことがない方は、勤務先で年金手帳を預かっている可能性があります。お勤めの会社の総務や人事などに問い合わせてみましょう。また、ごくまれに市町村役場や支所の国民年金係が年金手帳を保管している場合もあります。

　社会保険事務所に相談に行くときは、年金手帳を持参することが必須です。

 

現在「年金手帳」と呼ばれているものには、次のようなものがあります。

・    1974年11月から1996年12月までに発行された朱色の手帳

・    1997年1月以降に発行された青色の手帳

・    1974年以前の国民年金の茶色の手帳、水色の手帳

・    1974年以前の手帳になっていない厚生年金の加入証

 

年金手帳をなくした、または転職などで手帳が複数ある場合は、すべてを持って社会保険事務所に行き、手続きする必要があります。

 

 

2）    職歴表を作成する


　加入記録の確認は、自分が保険料を払ったという「記憶」と社会保険庁に登録されている「記録」とが一致しているかどうかの確認作業です。そのため「記憶」を、あらかじめ整理して書き出しておくとミスが少なくなります。

　この書き出しは、古い順に次のような「職歴表」の形式にまとめておくと便利です。「職歴表」には念のために、学生時代のアルバイトや短時間のパートなども書き込んでおきましょう。こうした働き方をしていても、事業所によっては厚生年金の加入手続きをしていた可能性があります。

勤務先名

(国民年金の場合は空欄)

事業所の所在地

(国民年金の場合は保険料を納めた市町村)

期間

年　月～年　月

加入年金

(国民・厚生・共済)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

※    事業所が倒産してすでになくなっている場合でも、書き出して下さい。

※    所在地は○○市や××区まで、あるいは会社の最寄駅などが分かれば十分です。

※    期間は「○○年○○月～○○年○○月まで」と正確に分からなくても、「1991年4月～1993年の秋ごろ」で十分。

 

3）    不安点をまとめたメモを作る


　今回の年金記録の問題は、大多数が記録を社会保険庁のコンピュータに登録する際に、入力ミスがおき、生じてしまったものと思われます。ちなみに、年金事務の電算化が始まった１９７０年代末頃は、漢字入力のシステムがまだなかったため、個人名をカタカナでコンピュータに入力していました。その際、名前にフリガナがない場合が多く、入力者が慣用的な読みで入力してしまったようです。

　逆にいえば、読み間違えされることの少ない名前で、一度も転職したことがない方のデータはまず安心であると考えられます。

記録の変更があった方は、不安点をメモにまとめておくと漏れが見つかる可能性が高くなります。

・    年金手帳を何冊も持っている

・    転職などで、国民年金・厚生年金保険・共済年金の各制度間を移動したことがある

・    結婚・離婚などで姓が変わった

・    通称と本名とが異なる

・    名前が読み違いされやすい　(渡辺(ワタベ・ワタナベ)　良子(リョウコ・ヨシコ)など)

・    年金手帳の生年月日が間違っている

・    改名した

・    何度か引越しをしている

 

1)～3)までのステップを済ませてから、最寄の社会保険事務所へ出向けば、記録確認が正確に行われるはずです。

　

　社会保険事務所では、あなたの申し出にもとづき、「制度共通被保険者記録照会回答票」が渡されます。これらには、基礎年金番号、加入している年金の種類、加入期間月数、保険料納付状況などが記載されています。これと職歴表を読み合わせてください。

 

　本人が直接窓口にいけない場合、本人の「依頼状」があれば、家族や友人といった代理人でも相談にいけます。依頼状には、特に定めた形式はありません。本人の年金手帳に記載されている基礎年金番号、住所、氏名、生年月日、依頼内容を記入し、代理人住所、氏名、本人との関係を書いて本人が署名押印すればＯＫです。年金相談代理人は、身分証明書や運転免許証などが必要です。

また社会保険庁のホームページからも、「年金加入記録照会」をすることができます。

　ただし、初めて利用する場合、「ユーザID」と「パスワード」を申請する必要があります。ホームページで年金記録を確認できるのは、国民年金の第1号被保険者と第3号被保険者、厚生年金保険の被保険者のみ。すでに、老齢年金を受給している人や共済年金に加入している人は利用できません。

 

4）    誤りや疑問などがあった場合


　その場で訂正または調査を依頼（調査依頼書の提出）します。

　年金記録漏れの修正には、保険料を支払ったという領収書などの「証拠書類」があればすぐに行われます。

　社会保険庁や市町村に加入記録（年金保険料を支払ったかどうかなどの記録）がない場合には、領収書などの記録がなくても、銀行通帳の出金記録、元雇用主の証言などを根拠として、各都道府県の第三者委員会が判断するということになります。

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不要なＤＭ受取拒否のポイント

　一方的に送られてくるダイレクトメールなどで、一目見て不要と思える場合は、以下のステップを踏めば、受取を 拒否することができます。

　①届いた郵便物は、絶対に開封しない
　②封筒の表面に一目でわかるように赤ペンで「受取拒否」と書く
　③印鑑（三文判でよい）を押す
　④切手を貼らずにポストに投函する

　これで郵便物は差出人に戻されます。

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労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準

　以下は、２００１年４月に厚生労働省が策定し、各都道府県労働局長に通達した内容のポイントです。今後、この線に沿って「指導」が行われま す。

【ポイント】

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算定業務のチェックポイント

　算定基礎届は、被保険者が実際にもらっている報酬と標準報酬月額に大きな差が生じないよう、年一回７月に全被保険者の報酬月額を見直す社会保 険の「定時決定」作業です。

　算定届は、指定された日に指定場所で役所の係官の確認を受けることになります。そのときにチェックされる項目について、以下にまとめてみま す。

１　賃金台帳の調整に落ちはないか？

　ここでいう「賃金台帳」とは、源泉所得税の年末調整などの時に用いる賃金台帳のことをさしているわけではありません。コンピュータ化が進んで いる昨今では、月々の給与に関しては、「給与明細書の控え」をバインダーなどにとじている会社がほとんどで、それをいちいち、手書きの「賃金台帳」に転記 している会社は皆無といって良いでしょう。
　こうした会社では、「賃金台帳」の「出力」は年末調整時の一回だけです。算定業務のためだけに賃金台帳を出力するというのも無駄ですから、そういう場合 には、賃金台帳は「給与明細書の控え」と読み替える必要があります。コンピュータ化している 企業においては、「記入漏れ」「記入誤り」などということはまずありませんが、何らかの理由で、銀行振込に せず、現金化して渡した分などがあると時として、漏れが生じます。

　また、控除項目の中で社会保険料率の修正を忘れていたりすると、遡って修正しなくてはいけなく なります。もっとも、そうした場合には、毎月の納入告知書の金額と「預り社会保険料」の金額に差異が生じているはずですから、経理部署と協 力して確認しておく必要があります。

２　出勤管理は適切か？

　一般的にはタイムカードを使っている企業が多いかもしれませんが、出勤したら○をつけるといった単純な「出勤簿」でもかまいません。

　出勤簿は、①パートタイマーなどで被保険者資格があるかどうかのボーダーライン上にいる方の判 定 ②傷病手当金の受給対象者の確認　などに使われます。

３　支払基礎日数の確認

　実際の算定届（プリントアウトされている提出用の用紙）においては、支払基礎日数の欄がもっとも重視されます。4・5・6月各月の給与の支払 基礎となった日数を記入または出力すれば良いわけですが、その際、日数の数え方は、給与の支給形態によってことなり、概ね次のようになります。

　月給者＝暦日数　　　　日給月給 者＝暦日数－欠勤日数　　　　日給者＝出勤日数

４　現物給与の確認

　給食や社員寮など、本人から費用を徴収せずに、現物でサービスを提供している場合には、都道府県別現物給与の標準価格表によって金額に換算す る必要があります。この標準価額以上の金額を被保険者から徴収している場合には、現物給与はないということ になります。※下に示したのは、平成６年５月１日から実施されている群馬県の価額です。

単位・円

食事１日当たり

１月当たり

住宅・１月当たり

　

県

朝

昼

夕

朝

昼

夕

朝昼夕

寄宿・住込

世帯

その他

群馬

170

220

250

5100

6600

7500

19200

6200

21000

時価

５　差額支給の確認

　４・５・６月に支給した給与の中に、４月以前の昇給等の差額が含まれている場合があります。その場合には、差額分を差し引いて算定届を作成・出力するか、差額分を別記して下さい。

６　届け出忘れ者の確認

　取得・喪失の忘れ、月額変更届の提出漏れがある場合には、あらかじめ作成し、遅くても算定届提出時には持参するようにしてください。

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退職金フリー賃金制度のねらいと導入のポイント

※主な導入企業
　　松下電器、コマツ、三和総研、ソニー・ｺﾝﾋﾟｭｰﾀｴﾝﾀﾃｨﾒﾝﾄ、コナミ、ロックフィールド、スミダ電子など

《ねらい》

　導入各社があげている２１世紀型人事制度の理念・効用は次のようなもの。
　
　①画一的平等主義から多様な成果尊重主義への脱皮。

　②同質的集団追求主義から独創的個人重視主義への脱却。

  ③国際会計基準導入にともなう退職金積立金不足（債務）の縮小。
　　（これは賃金化選択者は、厚生年金基金、適格退職年金、退職一時金制度の非加入者となり、
積立準備金が減少するため）

　④高齢化に伴う退職金コストの抑制対策。

　⑤退職金原資の加算による初任給の大幅引き上げによる大学院新卒技術者市場での求人を有利に進める。
　　（導入企業の例では、大卒初任給は、「退職金タイプ」では、１９０，０００円
一方、「賃金化タイプ」では、３５０，０００円）

⑥業務の国際化にともない、米国エリサ法（従業員退職所得保障法）に準拠し、長期勤続者優遇させないしくみを作 る。
    （エリサ法では、日本の「事由別退職金係数」はバックローディングとして違法である）

《導入のポイント》

　①入社時に「退職金の受領方法」について次のどちらかを選択させる。
　　　　　　→「退職金タイプ」（退職するときに退職金として）
　　　　　　　「賃金化タイプ」（現在、賃金化して）
　　※松下電器では新入社員の４割、コマツでは８割が「賃金化」を選択。

  ②自己都合退職・会社都合退職・定年退職の「退職金事由別係数」の撤廃、一本化。
　　勤続の短い者には薄く、長い者には厚くという退職金制度を、短期勤続者に不利にならないしくみに変 える。
　　※具体的には、大卒１０年程度で退職金の上限に到達させる。

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出産・育児にかかわる社内手続マニュアル

このマニュアルは、出産・育児に直面している従業員から、休暇・休業の申し出・ 相談があった場合に会社がいかに対応すべきかを示したものです。

マニュアル中の符号の意味 
（社）社会保険手続き 
（雇）雇用保険手続き 
（会）会社独自手続き 
☆本人宛（個人）支給 ★会社に助成金

①産前産後休暇の申し入れ・受付（会）

【指定用紙・診断書など】

タイミング・本人申し入れ 時。 ※休暇始期を確認

②出産育児一時金（社）☆(配偶者出産一時金（社）☆）

【出産育児一時金請求書】

タイミング・出産後本人出 社時に用紙を渡す、医師の証明済の物を受け取り届け出。

ポイント・一児ごとに 300,000円、医師の証明書は有料。

資格喪失後６ヶ月は受けられる。

③出産手当金（社）☆

【出産手当金請求書】

タイミング・②と同時に用 紙渡す、傷病手当金と同様に記入し証明を確認の上届け出。

ポイント・（産前４２日＋ α＋５６日）×報酬日額６０％

※多胎妊娠は４２日→９８日

医師の証明書は有料。資格喪失後６ヶ月は受けられる。

④育児休業申請の受付（会）

【指定用紙】

タイミング・本人申し入 れ時。

※ただし、規定に従っていないものは制度の仕組みを指導する必要あり。

ポイント・終了予定日変 更などの場合には、育休中であっても変更申請用紙が必要。

⑤育児休業基本給付金（雇）☆育児休業者職場復帰給付金（雇）☆

【育児休業給付の支給申請に係る承諾書】ａ

【雇用保険被保険者休業開始時賃金証明書】ｂ

【育児休業給付受給資格確認票】ｃ

【育児休業基本給付金支給申請書】ｄ

タイミング・ａｂｃは育 児休業開始の翌日から１０日以内（５８日目～６７日目）

記入要領は離職票・高齢者雇用資格確認票と同様。

※被保険者の運転免許証のコピー・母子手帳のコピー・賃金台帳 ・労働者名簿など添付

※ａについては、高年齢雇用継続給付の支給申請に伴って、既に提出済みの場合は必要なし

ｄは２ヶ月ごとに行う。（ただし初回の申請に限っては、最初の支給対 象月の初日から起算して４ヶ月以内に行うことも可能）２回目以降の 支給申請すべき月については、２ヶ月ごとの各支給申請月にその前月及び前々月分の支給申請を行う。

※賃金台帳・出勤簿・就業規則を持参のこと。

ポイント・育児休業基本 給付金は一ヶ月賃金×３０％※　　（※２００１年１月から）

育児休業者職場復帰給付金は復帰６ヶ月後経って一ヶ月賃金×１０％※×育休月数

⑥育児休業期間中の保険料（賞与の特別保険料）免除（社）☆

【健康保険・厚生年金保険　育児休業取得者申出書】

タイミング・育児休業開 始後速やかに。これにより、本人負担分・事業主負担分ともに免除となり徴収されなくなります。

ポイント・終了予定日変 更などの場合には、【育児休業取得者終了届】が必要です。

⑦育児・介護休業者職場復帰プログラム実施奨励金（雇）★
（雇用促進センター）

【職場復帰プログラム基本計画申請書】

【職場復帰プログラム実施奨励金支給申請書】

タイミング・基本計画申請 書は実施開始日の前日までに女性少年室に申請 奨励金支給申請書は職場復帰した日から起算して１ヶ月を経過した日から３ヶ月以内

※それぞれ細かい必要書類あり、事前問い合わせ必要

　Furusawa Eiji Officeでは、各種マニュアルの作成・作業標準書の作成をお手伝いしています。

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退職金制度構築にあたってのポイント

 
  退職金制度を構築または乗り換える場合には、まず次の基本を踏まえておくことが重要です。
制度と企業の成熟度のマッチング
1.                 中小企業退職金共済　　　　５人以上で創業間もない会社向き。
特定退職金共済　　　　　　規模は小さいが、創業から少し経過し、余力のある会社向き。１の上乗せがベスト
自社退職金　　　　　　　　２０人から５００人程度の規模。自社の退職金規程退職金カーブを作製し、退職給与引当金を財務諸表　に載せ、銀行預金として資金を留保する。ただし、引当金は別の資金に転用が可能なため、危険ではある。
税制適格年金　　　　　　　３０人を越えた頃から検討し、約１５００人程度の会社までカバーする。３の引当金を幹事会社が管理運用する。
厚生年金基金　　　　　　　連合設立・単独設立の基準があるが、概ね７００人から１５００人以上の大企業向け。公的年金の上に作られた３階建て部分。原資が大きいのでバブルの時は運用益が豊富で、保養荘や体育館がたくさんできた。
日本版４０１Ｋ　　　　　　厚生年金基金は確定年金型で、運用益が出ないと会社の拠出金はどんどん増えてしまう。これではたまらないと、拠出金のほうを確定して、年金を運用実績に合わせて上下させようという年金。来年には法制度が確立する見込み。
財形貯蓄年金型　　　　　　一種の預金型の個人年金、給与から天引きして金融機関が管理する。

制度乗り換え時のチェックポイント
　会社の退職金制度としてふさわしいのは、現在の所１から５まで。
　１．２については、退職金カーブ（勤続何年でいくらという基本退職金の額のこと）があらかじめ決められているので、慣例的に退職金がそれより多く払われ ている場合には労働条件の引き下げとなり、労働者の同意を取りにくい。
　３．４については、自社の退職金規定が確立されていることが前提。これをかえることにより支給カーブは変更できるが、引当金の準備率が変更される可能性 が大きい。
　共通して言えるのは、現在金融機関・生保のどれをとっても、運用益が低いということ。
　特に１．２については、掛け金固定で会社は予算を決めやすいが、従業員は毎年前年退職者に比べて支給額が減らされている感じである。４．５については、 支給額は減らされない代わりに、会社の負担が増大してしまう。３は目減りしないため、会社も従業員も損はしないが、資金が流用されいざというときには一銭 もでないという労働問題が生じている。
　　

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住所の捉え方

Ｑ１　単身者であって刑務所に入所しているものの住所は、刑務所の所在地にあると考えられるが、この取り扱いで 良いか。
Ａ１　単独で世帯を構成していた受刑者の住所は、刑務所の所在地にあると認められる。

Ｑ２　刑務所に入所するまで家族と住所を一にしていた者の住所については、家族のもとにあると認定して良いか。
Ａ２　原則として家族の居住地にある。

Ｑ３　病院、療養所等に入院、入所している者の住所は家族のもとにあると認定することは正しいか。
Ａ３　医師の診断により１年以上の長期、かつ、継続的な入院治療を要すると認められる場合を除き、原則として家族の居住地にある。
　　《コメント》「１年以上の長期、かつ、継続的な入院治療を要すると認められる場合」は、厳密にいうと病院に住所が移るということらしい。

Ｑ４　勤務する事務所又は事業所との関係で、家族と離れて居住している会社員等の住所は家族の居住地にあると認 定して良いか。
Ａ４　勤務する事務所又は事業所との関係で、家族と離れて居住している者の住所は、本人の日常生活関係、家族との連絡状況等の実情を調査確認して認定する ものであるが、確定困難な者でも、毎週土曜日、日曜日などの勤務日以外には、家族のもとにおいて生活をしている者については、家族の居住地にあるものとす る。

Ｑ５　住込み店員等で定まった給与の支給を受けず、子弟同様の待遇を受けている者については、同居の雇い主と同 一の地に住所があり、かつ、同一の世帯を構成するものと解して良いか。
Ａ５　当該雇い主と生計を一にしていると認められる場合は、お見込みの通り。

Ｑ６　学生、生徒の住所は、原則として寮、下宿等にありと認定することとして差し支えないか。
Ａ６　勉学のため寮、下宿等に居住する者の住所は、その寮、下宿等が家族の居住地に近接する地にあり、休暇以外にしばしば帰宅する必要がある等、特段の事 情がある場合を除き、居住する寮、下宿等の所在地にある。

Ｑ７　船員の住所については、航海と航海の中間期間、休暇等に際して、家族と生活をともにする関係を失わず、か つ、家族の居住地以外に居を構えてそこを生活の本拠としているような状況がない限り、その者の住所は、家族の居住地にあり、船舶内に居住することを常と し、港から港へ転々としている者の住所はないと認定してよいか。
Ａ７　前段　お見込みの通り。後段　航海を終われば通常帰航する関係にある主たる碇けい港にある。

Ｑ８　児童福祉施設、老人福祉施設、精神薄弱者援護施設、身体障害者更正援護施設、婦人保護施設等の施設に入所 する者の住所は、施設にあると認定して差し支えないか。
Ａ８　それらの施設に１年以上にわたって居住することが予想される者の住所は、施設の所在地にある。

Ｑ９　海外への出張者は、転出として取り扱って差し支えないか。
Ａ９　海外出張者の住所は、出張の期間が１年以上にわたる場合を除き、原則として家族の居住地にある。

Ｑ１０　転出時において転入先に家財道具等を輸送して転出をした者の転入地における住所を定めた年月日は、転出 日の翌日とする取り扱いとして差し支えないか。
Ａ１０　差し支えない。
※この資料は「住民基本台帳法の質疑応答について」として、昭和４６年３月３１日自治振第128号自治省行政局振興課長から各都道府県総務部長あての文書 を転載したものです。

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